Verkürzte Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege: Wir sagen Dir, was du jetzt unbedingt wissen solltest.
Ab dem 1. Januar 2025 ändert sich Wichtiges in der Welt der Handels- und Steueraufbewahrung. Diese Änderungen betreffen vor allem die Fristen, in denen du deine buchhalterischen Dokumente aufbewahren musst. Hier erfährst du, welche Unterlagen du nach dem 31. Dezember 2024 entsorgen kannst und was du dabei beachten solltest.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist für die Aufbewahrung deiner Belege startet immer am Ende des Kalenderjahres, in dem eines der folgenden Ereignisse stattgefunden hat: die letzte Eintragung in dein Buch, die Erstellung des Inventars, der Eröffnungsbilanz, des Jahresabschlusses oder des Lageberichts. Auch Handels- und Geschäftsbriefe, die du empfangen oder versendet hast, sowie die Entstehung von Buchungsbelegen zählen dazu.
Was kannst du 2025 vernichten?
Hier eine Übersicht über die neuen Aufbewahrungsfristen:
Rechnungen und Buchungsbelege: Ab dem 1. Januar 2025 gilt hier eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Das bedeutet, sofern deine Frist von 10 Jahren bis 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen ist, kannst du danach deine Unterlagen früher vernichten.
Bücher, Inventare und Bilanzen: Diese Unterlagen müssen wie gewohnt 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Das betrifft alle Bücher und Bilanzen, die vor dem 1. Januar 2015 erstellt wurden, sowie Inventare aus dem gleichen Zeitraum und sämtliche Belege mit Buchungsfunktion.
Handels- und Geschäftsbriefe: Für diese Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Vergiss nicht, auch hier die Fristen für Briefe und sonstige Dokumente zu beachten, die vor dem 1. Januar 2019 entstanden sind.
Wichtige Sonderregelungen
Wenn du einer Aufsicht unterliegst, wie der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), musst du beachten, dass die verkürzten Fristen erst ab dem 1. Januar 2026 für dich gelten.
Bilanzielle Rückstellungen anpassen
Bei der Anpassung der Aufbewahrungsfristen sollten auch die bilanziellen Rückstellungen für die Aufbewahrung der Unterlagen reduziert werden.
Achtung: Dokumente nicht voreilig vernichten
Wir wollen dich darauf hinweisen, dass du Unterlagen unbedingt nicht ohne Rücksprache mit deinem Steuerberater vernichten solltest. Insbesondere, wenn Bescheide noch nicht bestandskräftig sind oder du dich in einem Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren befindest oder eine Außenprüfung angekündigt wurde.